Quy định về Hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự
và Chứng nhận Apostille
Quy định về Hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự
và Chứng nhận Apostille
1. Hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự được quy định tại Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05 tháng 12 năm 2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 02 năm 2012, được sửa đổi, bổ sung bởi: Nghị định số 196/2025/NĐ-CP ngày 04 tháng 7 năm 2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05 tháng 12 năm 2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, có hiệu lực kể từ ngày 03 tháng 8 năm 2025.
Theo đó, chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan thẩm quyền Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ của Việt Nam để sử dụng ở nước ngoài; hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan thẩm quyền Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ của nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam.
2. Chứng nhận Apostille được quy định tại Nghị định số 293/2026/NĐ-CP hướng dẫn thực thi Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille). Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 11 tháng 9 năm 2026.
Theo đó, chứng nhận Apostille là chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền cấp để xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công (tính xác thực của chữ ký, chức danh, thẩm quyền người ký và con dấu), áp dụng giữa Việt Nam và các Quốc gia thành viên Công ước La Hay (Công ước Apostille).
Hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự với chứng nhận Apostille có điểm chung là: (1) Mục đích: Đều nhằm xác thực nguồn gốc (chữ ký, con dấu, chức danh, thẩm quyền người ký) để giấy tờ được công nhận và sử dụng hợp pháp ở nước ngoài hoặc tại Việt Nam; (2) Giá trị pháp lý: Đều chỉ chứng nhận về mặt hình thức/nguồn gốc, hoàn toàn không chứng nhận hay xác nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu; (3) Cơ chế thực hiện: Đều thực hiện trên cơ sở đối chiếu mẫu con dấu, chữ ký, chức danh đã được đăng ký/thông báo chính thức, và đều có quy trình tạm dừng để xác minh khi có nghi ngờ về tính xác thực.
Tuy nhiên, hai hình thức này có những điểm khác biệt cơ bản sau đây:
1. Căn cứ pháp lý & phạm vi áp dụng
Chứng nhận Apostille: Áp dụng theo Công ước La Hay ngày 05/10/1961 (Công ước Apostille) giữa các Quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng.
Chứng nhận lãnh sự, Hợp pháp hóa lãnh sự: Áp dụng theo pháp luật Việt Nam đối với các quốc gia không thuộc Công ước Apostille.
2. Quy trình thực hiện:
Chứng nhận Apostille: Chỉ cần 01 bước chứng nhận: Do cơ quan thẩm quyền nước xuất xứ cấp Apostille là giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự và sử dụng thẳng tại nước tiếp nhận.
Chứng nhận lãnh sự, Hợp pháp hóa lãnh sự: Thường qua 02 bước:
+ Giấy tờ Việt Nam ra nước ngoài: Bước 1. Chứng nhận lãnh sự tại cơ quan Việt Nam; Bước 2. Hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện nước ngoài.